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Lo Smart Working in Italia: Aspetti Giuridici, Economici e Sociali

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Lo smart working rappresenta un cambiamento nel mondo del lavoro, presentando un approccio più flessibile alla prestazione lavorativa. 

Questa modalità, sempre più diffusa e adottata da molte aziende in tutto il mondo, si distingue per la sua capacità di offrire alternative agli schemi tradizionali relativi agli orari e ai luoghi di lavoro.

Quadro Normativo

La disciplina principale che regola lo smart working in Italia è la Legge 22 maggio 2017, n. 81, nota anche come “Legge sul lavoro agile”.

Questa legge definisce lo smart working come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall’assenza di vincoli di orario o di luogo di lavoro, e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi.

La prestazione lavorativa può essere svolta in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

La normativa prevede che lo smart working sia regolato da un accordo individuale tra lavoratore e datore di lavoro, nel rispetto dei contratti collettivi.

L’accordo disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e agli strumenti utilizzati dal lavoratore.

Differenza tra telelavoro e smartworking

Sia il telelavoro che lo smart working, indicano il lavoro che il dipendente svolge altrove (a casa o altro luogo), senza recarsi in ufficio, ma sono regolati da normative diverse in Italia:

Abbiamo visto che lo smart working è regolato dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017 (art. 18-24)

Mentre il telelavoro è disciplinato dall’Accordo Interconfederale del 2004 che ha recepito un accordo quadro europeo del 2002.

Secondo questa normativa, il telelavoro è un’attività lavorativa svolta in un luogo diverso dai locali dell’azienda, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

I social media hanno diffuso un’errata idea dell’istituto dello smart working, confondendo spesso il termine con il telelavoro.

Tuttavia i due istituti hanno presupposti diversi.

Il telelavoro è il risultato di una scelta basata su un accordo con l’azienda, in base al quale la prestazione lavorativa si svolge a casa (o lontano dal luogo di lavoro, in una sede prefissata) e per un periodo medio lungo.

Lo smart working, è altresì una modalità “agile” di svolgimento dell’attività lavorativa, ma non definitiva e non legata ad un luogo preciso, non vi sono quindi vincoli di spazio e tempo e ciò che conta è il raggiungimento di obiettivi e risultati.

Le principali differenze sono:

  • Luogo di lavoro: Nel telelavoro il dipendente opera da un’unica postazione fissa esterna ai locali aziendali, ad esempio in modo stabile da casa propria. Nello smart working invece il lavoratore può alternare la presenza in ufficio con il lavoro da remoto, scegliendo in autonomia i luoghi più idonei, anche da spazi di co-working, biblioteche, alberghi.
  • Orario di lavoro: Nel telelavoro l’orario di lavoro è rigido e segue quello dell’ufficio. Nello smart working il lavoratore può gestire in autonomia la distribuzione dell’orario di lavoro, fermo restando il rispetto dei limiti di durata massima.
  • Organizzazione del lavoro: Nel telelavoro l’organizzazione del lavoro non cambia rispetto all’ufficio. Nello smart working invece l’attività è organizzata per fasi, cicli e obiettivi concordati, con maggiore autonomia per il lavoratore.

Cosa cambia dal 1° aprile 2024

Durante l’emergenza COVID-19, il Governo ha introdotto misure temporanee per semplificare l’adozione dello smart working, come la possibilità di attuarlo senza un accordo individuale.

Queste misure semplificate sono state prorogate più volte fino al 31 marzo 2024.

Le aziende dal primo aprile 2024 dovranno necessariamente sottoscrivere un accordo individuale per il lavoro da remoto per non incorrere in sanzioni. 

Contenuti che l’accordo individuale deve disciplinare:

  • Le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali;
  • Le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • Gli strumenti tecnologici utilizzati dal lavoratore;
  • I tempi di riposo e il diritto alla disconnessione;
  • Le misure tecniche e organizzative per tutelare la salute e sicurezza del lavoratore.

Oltre alla sottoscrizione dell’accordo, il datore di lavoro dovrà effettuare le comunicazioni obbligatorie tramite l’apposita piattaforma sul portale “Servizi Lavoro” del Ministero del lavoro e delle politiche sociali, entro 5 giorni dall’inizio dello smart working o dalla proroga, indicando i nominativi dei lavoratori e le date di inizio e fine.

La mancata comunicazione o il ritardo rispetto ai termini previsti comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Impatto Economico dello Smart working

Numerosi studi hanno evidenziato i benefici economici dello smart working, sia per le aziende che per i lavoratori. 

Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, l’adozione dello smart working può portare a un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20% e risparmi del 30% sui costi di gestione degli uffici.

A livello di sistema Paese, l’Osservatorio stima che l’impatto dello smart working potrebbe portare a un incremento del PIL di circa 13,7 miliardi di euro.

Inoltre, lo smart working contribuisce a ridurre le emissioni di CO2 e i costi legati al pendolarismo, con un risparmio stimato di circa 2.000 euro annui per lavoratore.

Tuttavia, l’adozione dello smart working richiede investimenti in tecnologie e infrastrutture digitali, sia da parte delle aziende che del settore pubblico. 

Secondo una ricerca dell’Osservatorio, solo il 52% delle grandi imprese e il 15% delle PMI italiane hanno adottato modelli maturi di smart working.

Durante l’emergenza COVID-19, lo smart working ha coinvolto circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, con picchi di 6,5-8 milioni di lavoratori agili. 

Questa esperienza ha accelerato la diffusione di nuove modalità di lavoro e ha messo in luce la necessità di ripensare gli spazi e le dinamiche organizzative delle aziende.

Tuttavia, lo smart working può avere un impatto significativo sulle città e potrebbe anche comportare uno svuotamento dei centri urbani, con conseguenze negative per il commercio e i servizi locali.

Benefici e svantaggi del lavoro agile

Nonostante i numerosi vantaggi, alcune ricerche recenti hanno dimostrato la presenza anche di alcuni svantaggi e rischi che è importante considerare e gestire adeguatamente.

Tra i principali benefici del lavoro agile vi sono:

  • Aumento della produttività e del work-life balance
  • Riduzione dei costi legati agli spostamenti e alla gestione degli uffici
  • Minore impatto ambientale grazie alla diminuzione delle emissioni di CO2
  • Maggiore flessibilità e autonomia per i lavoratori

Tuttavia, lo smart working e il telelavoro presentano anche alcune criticità che vediamo nel dettaglio:

  • Rischio di burnout e stress lavoro-correlato: Uno dei principali rischi legati è il burnout, ovvero uno stato di esaurimento fisico ed emotivo causato da stress cronico e prolungato. Lavorare da casa può rendere più difficile separare la vita lavorativa da quella privata, portando a un’iperconnessione e a un sovraccarico di lavoro. Questo può causare ansia, irritabilità, difficoltà di concentrazione e altri sintomi legati allo stress.
  • Isolamento sociale: L’assenza di interazioni sociali dirette con colleghi e superiori può portare a un senso di isolamento e solitudine. Questo aspetto può avere un impatto negativo sul benessere psicologico dei lavoratori e sulla coesione dei team di lavoro.
  • Rischio di interferenze: Lavorare da casa può esporre i lavoratori a rischi di interferenze dovute ad attività domestiche, rumori ambientali o distrazioni familiari. Queste interferenze possono compromettere la concentrazione e la produttività.
  • Difficoltà di adattamento: Non tutti i lavori e le mansioni sono facilmente adattabili allo smart working o al telelavoro. Alcune attività richiedono necessariamente la presenza fisica sul luogo di lavoro o l’utilizzo di attrezzature e strumenti specifici non disponibili a casa. Inoltre, alcune persone possono avere difficoltà a organizzarsi in autonomia e a lavorare in modo efficiente da remoto.
  • Costi aggiuntivi: L’adozione del lavoro agile può comportare costi aggiuntivi per le aziende, come l’acquisto di dispositivi tecnologici, software e servizi di connettività Inoltre, i lavoratori potrebbero dover sostenere spese per l’allestimento di un’area di lavoro adeguata a casa.

Per affrontare questi svantaggi e rischi, è fondamentale che le aziende adottino misure organizzative e formative adeguate, come la definizione di orari di lavoro flessibili ma ben definiti, la promozione di momenti di socializzazione virtuale tra colleghi, la fornitura di strumenti tecnologici adeguati e la formazione dei lavoratori sulla gestione del tempo e dello stress.

In conclusione, lo smart working rappresenta un’opportunità di innovazione organizzativa e di miglioramento della qualità della vita lavorativa, ma richiede un’attenta regolamentazione e un’adeguata preparazione da parte di aziende, lavoratori e istituzioni per affrontare le sfide connesse a questa trasformazione.

Sì. Affinché sia ufficialmente riconosciuto, il lavoro agile deve essere definito per mezzo di un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente. Tale accordo deve essere anche comunicato al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Per il lavoro agile occorrono computer, eventuali smartphone o tablet e a una connessione a Internet, ma anche software per la collaborazione tra dipendenti, per le videochiamate e per la conservazione digitale dei documenti, o in cloud, e un accesso VPN alla rete aziendale.

Si, il datore di lavoro ha il diritto di sorvegliare sull’operato dei dipendenti in smart working, ma tali controlli devono comunque rispettare la privacy del dipendente, devono essere indicati nell’accordo stipulato tra le parti e devono essere esercitati senza controlli occulti, continuativi e pervasivi.

No, nessuna delle due parti può pretendere tale modalità di svolgimento del lavoro. Deve sempre essere una scelta libera e volontaria basata sul consenso reciproco. Nel caso di rifiuto da parte del lavoratore di aderire al lavoro agile, non vi sono gli estremi del licenziamento per giusta causa o per giustificato motivo, né per un procedimento disciplinare.

Si, il datore di lavoro può richiedere la presenza in azienda in caso di necessità. Il lavoro agile non è telelavoro, e si caratterizza per essere prestato in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali. Tendenzialmente si prevede nell’accordo tra le parti con quanto preavviso può essere richiesto il rientro in azienda, solitamente almeno un giorno prima.

Si, i datori di lavoro, nel caso vogliano stipulare accordi di lavoro agile, devono soddisfare prima le richieste formulate dalle lavoratrici e dai lavoratori con figli fino a 12 anni d’età, o con figli in condizioni di disabilità grave. Tale priorità va riconosciuta dal datore di lavoro anche per le richieste da parte di lavoratori con disabilità in situazione di gravità o che siano caregivers.

Per ulteriori informazioni sul tema dello Smart Working in Italia: Aspetti Giuridici, Economici e Sociali o se cerchi un Consulente del Lavoro contatta lo Studio Borsi e compila il form sottostante.