I rimborsi spese ai lavoratori dipendenti nel panorama normativo italiano stanno per subire una significativa trasformazione.
A partire dal 1° gennaio 2025, infatti, è entrata in vigore una nuova disposizione che impone l’utilizzo di metodi di pagamento tracciabili per tutti i rimborsi spese erogati in busta paga. Questa novità, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207 del 30 dicembre 2024), mira a contrastare l’evasione fiscale e a garantire una maggiore trasparenza nelle transazioni tra datori di lavoro e dipendenti.
La nuova normativa avrà un impatto significativo sulle pratiche di gestione delle spese aziendali e sui processi amministrativi delle imprese di ogni dimensione. In questo articolo, analizzeremo in dettaglio le implicazioni di questa riforma, le modalità di applicazione e le conseguenze per aziende e lavoratori.
Il contesto normativo
La disposizione in questione si inserisce in un più ampio quadro di riforme volte a modernizzare e digitalizzare il sistema fiscale italiano. L’articolo 1, comma 81, della Legge di Bilancio 2025 modifica l’articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), introducendo nuovi requisiti per la deducibilità delle spese di trasferta e per l’esclusione dalla base imponibile dei rimborsi erogati ai dipendenti.
In particolare, la norma stabilisce che “i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea per le trasferte o le missioni fuori dal territorio comunale, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Questa disposizione si applica a tutte le tipologie di rimborsi spese, inclusi quelli relativi a:
- Spese di vitto e alloggio
- Spese di viaggio e trasporto
- Spese per l’utilizzo di taxi e servizi di noleggio con conducente
- Spese di rappresentanza
- Altre spese documentate sostenute dal dipendente durante la trasferta
Le ragioni della riforma
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità per i rimborsi spese risponde a diverse esigenze:
- Contrasto all’evasione fiscale: rendendo obbligatorio l’uso di strumenti di pagamento tracciabili, si riduce la possibilità di erogare rimborsi “in nero” o di gonfiare artificiosamente le spese sostenute.
- Semplificazione dei controlli: la tracciabilità dei pagamenti facilita le verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate e degli altri organi di controllo.
- Digitalizzazione dei processi: la norma incentiva l’adozione di sistemi di gestione delle spese più moderni e efficienti.
- Allineamento alle best practices internazionali: molti Paesi dell’UE hanno già adottato misure simili per garantire la trasparenza nelle transazioni aziendali. (In Francia e Spagna in particolare vi sono limitazioni all’uso del contante per le transazioni commerciali)
Modalità di pagamento ammesse
Per essere considerati validi ai fini della deducibilità e dell’esclusione dalla base imponibile, i rimborsi spese dovranno essere effettuati attraverso uno dei seguenti metodi di pagamento tracciabili:
- Bonifico bancario o postale
- Carte di credito, di debito e prepagate
- Assegni bancari e circolari
- Altri sistemi di pagamento elettronico che consentano la tracciabilità
Conseguenze dei pagamenti in contanti
Se i rimborsi spese effettuati saranno con metodi tracciabili, non concorreranno a formare il reddito del lavoratore e saranno deducibili ai fini IRES e IRAP per l’azienda. Al contrario, i rimborsi effettuati in contanti saranno soggetti a tassazione e contribuzione come parte della normale retribuzione.
È fondamentale sottolineare che qualora il lavoratore dipendente chieda a rimborso spese sostenute in contanti, la somma sarà assimilata ai redditi di lavoro dipendente e pertanto tassata in capo al lavoratore stesso. Questo comporta un aumento del carico fiscale per il dipendente e potenziali complicazioni amministrative per il datore di lavoro.
Impatto sulle aziende e sui lavoratori
L’introduzione di questa nuova normativa comporterà una serie di adeguamenti per le aziende e anche i lavoratori dipendenti dovranno adattarsi alle nuove disposizioni:
- Sarà necessario aggiornare i regolamenti interni relativi alle trasferte e ai rimborsi spese, specificando le modalità di pagamento ammesse e le procedure da seguire.
- I dipendenti dovranno essere informati e formati sulle nuove regole e sulle corrette modalità di gestione delle spese durante le trasferte.
- I software di gestione delle note spese e di elaborazione delle buste paga dovranno essere aggiornati per tenere conto dei nuovi requisiti di tracciabilità.
- Sarà fondamentale conservare e archiviare correttamente tutta la documentazione relativa ai pagamenti tracciabili effettuati dai dipendenti.
- Le richieste di rimborso dovranno essere compilate con maggiore precisione, indicando per ogni spesa il metodo di pagamento utilizzato.
Sanzioni e conseguenze in caso di inosservanza
Il mancato rispetto delle nuove disposizioni sulla tracciabilità dei rimborsi spese comporterà conseguenze sia per le aziende che per i lavoratori:
- Per le aziende: La mancata tracciabilità dei rimborsi comporterà la loro indeducibilità ai fini fiscali, con conseguente aumento della base imponibile e maggiori imposte da versare.
- Per i lavoratori: I rimborsi non tracciabili saranno considerati come reddito imponibile, con conseguente aumento della base imponibile IRPEF e delle relative trattenute in busta paga.
- Sanzioni amministrative: In caso di violazioni reiterate o di particolare gravità, potrebbero essere previste sanzioni amministrative sia per le aziende che per i dipendenti.
Adempimenti e obblighi di comunicazione
La nuova normativa introduce anche alcuni adempimenti aggiuntivi per le aziende:
- Conservazione della documentazione: Tutta la documentazione relativa ai rimborsi spese dovrà essere conservata per almeno 5 anni, in formato cartaceo o elettronico, e messa a disposizione in caso di controlli.
- Aggiornamento del Libro Unico del Lavoro: Le modalità di erogazione dei rimborsi spese dovranno essere indicate nel Libro Unico del Lavoro, specificando per ciascun dipendente i dettagli dei rimborsi ricevuti.
Chiarimenti importanti sui rimborsi spese
- Titolarità dello strumento di pagamento: non è necessario che il pagamento avvenga con uno strumento riferibile al datore di lavoro. Ad esempio, la spesa del taxi può essere sostenuta dal dipendente con la propria carta di credito.
- Spese non soggette all’obbligo: L’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea non rientra nell’obbligo di tracciabilità.
- Rimborsi chilometrici: Le indennità chilometriche per l’utilizzo dell’auto propria del dipendente rientrano nell’obbligo di tracciabilità e devono essere pagate con strumenti tracciabili. E ciò è possibile se il rimborso chilometrico viene inserito all’interno della busta paga e pagato con bonifico. Le Tabelle ACI 2025 continueranno a essere il riferimento principale per determinare il costo chilometrico di esercizio dei veicoli.
- Collaboratori e amministratori: Esiste un’incertezza interpretativa riguardo l’applicazione delle nuove regole ai collaboratori coordinati e continuativi e agli amministratori di società. Sebbene il nuovo comma 3-bis dell’articolo 95 del TUIR faccia riferimento solo ai “dipendenti”, va considerato che i co.co.co. sono soggetti allo stesso regime fiscale dei lavoratori dipendenti.
- Soci di società di persone e titolari di imprese individuali: Secondo la circolare 6/E/2009 dell’Agenzia delle Entrate, le spese sostenute per le trasferte dei soci di società di persone dovrebbero essere escluse dal nuovo obbligo di tracciabilità e restare deducibili nei limiti previsti dal comma 5 dell’articolo 109 del TUIR. Lo stesso dovrebbe valere per le spese sostenute dal titolare dell’impresa individuale.
Casi aziendali comuni
Torniamo al titolo, volutamente provocatorio: I rimborsi spesa spariscono?!
Diciamo che spariranno solo quelli fittizi.
Poniamo il caso di un’azienda che abitualmente rimborsa ad alcuni dipendenti circa 150 euro di spese mensili.
Se le spese sono sempre state realmente documentate, si tratterà semplicemente di spiegare al dipendente che dal 2025 dovrà pagare con carta o bancomat e conservarne la ricevuta.
Mentre nel caso in cui il dipendente ancora oggi sostenesse le spese in contanti, la somma sarà assimilata ai redditi di lavoro dipendente.
Per le aziende ciò comporterà come abbiamo visto una maggior tassazione, per il dipendente significherà anche aumento della soglia ISEE, di conseguenza potrebbe uscire da determinati benefici come graduatorie per l’asilo nido o vedersi abbassare l’importo dell’Assegno Unico erogato dall’Inps.
Se le spese erano un modo per erogare qualcosa di extra ed esente al dipendente, ora potrebbe essere molto rischioso.
Per cui il Vostro Consulente di fiducia potrà consigliarvi se istituire un superminimo ad personam, oppure valutare se introdurre i buoni pasto in azienda, qualora non fossero già presenti.
Impatto sui sistemi di welfare aziendale
La nuova normativa sulla tracciabilità dei rimborsi spese si interseca con le disposizioni in materia di welfare aziendale. In particolare diventa sempre più interessante per le aziende ricorrere all’erogazione di buoni pasto e l’utilizzo di carte elettroniche per i servizi di welfare aziendale.
Per rileggere l’articolo sui buoni pasto clicca qui.
La Legge di Bilancio 2025 inoltre ha confermato per quest’anno le soglie di esenzione fiscale per i fringe benefit: 2.000 euro per i dipendenti con figli a carico e 1.000 euro per gli altri dipendenti.
Questi benefit, per godere dell’esenzione fiscale, dovranno essere erogati attraverso metodi tracciabili, in linea con la nuova normativa sui rimborsi spese.
Bonus affitti per neoassunti a tempo indeterminato
Viene introdotta una nuova agevolazione che esclude dal reddito fino a 5.000 euro annui il caso in cui il datore di lavoro paghi dei canoni di locazione e delle spese di manutenzione dei fabbricati locati, per specifiche categorie di lavoratori.
Ai fini del beneficio, il lavoratore:
- deve aver percepito, nell’anno precedente l’assunzione, un reddito da lavoro dipendente non superiore a 35.000 euro;
- deve aver trasferito la residenza ad una distanza superiore ai 100 chilometri calcolati tra la precedente e la nuova sede di lavoro.
A tal fine, il lavoratore deve fornire una dichiarazione, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, che attesti la residenza nei sei mesi precedenti l’assunzione.
Tale esclusione:
- è valida per i primi due anni dalla data di assunzione;
- non rileva ai fini contributivi;
- viene calcolata ai fini dell’ISEE per l’accesso a prestazioni assistenziali e previdenziali.
Il ruolo del Consulente del Lavoro
L’obbligo di tracciabilità dei rimborsi spese rappresenta una sfida, ma anche un’opportunità per le aziende di accelerare il processo di digitalizzazione.
In questo contesto di cambiamento, il Consulente del Lavoro può aiutarvi nel:
- Supporto nell’interpretazione normativa e guidare le aziende nell’interpretazione e nell’applicazione corretta delle nuove disposizioni;
- Assistere le imprese nella revisione e nell’aggiornamento delle policy aziendali relative ai rimborsi spese;
- Formare il personale amministrativo e i dipendenti sulle nuove modalità di gestione delle spese;
- Garantire il rispetto continuo delle nuove norme e prevenire eventuali violazioni.
Conclusioni e raccomandazioni
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità per i rimborsi spese rappresenta un cambiamento significativo nel panorama fiscale e amministrativo italiano. Questa riforma, pur presentando alcune sfide iniziali, si allinea con le tendenze verso una maggiore digitalizzazione e trasparenza delle transazioni finanziarie.
Le aziende che sapranno adattarsi rapidamente alle nuove disposizioni potranno beneficiare di una maggiore efficienza amministrativa, di una riduzione del rischio di contestazioni fiscali e di una migliore capacità di analisi e controllo dei costi.
Per i lavoratori, la nuova normativa comporterà la necessità di una maggiore attenzione nella gestione delle spese durante le trasferte, ma garantirà anche una maggiore trasparenza e certezza nel processo di rimborso.
- domande Frequenti
Se i rimborsi spese vengono effettuati in contanti, saranno soggetti a tassazione e contribuzione come parte della normale retribuzione. Questo comporta:
- Per le aziende: indeducibilità ai fini fiscali, con conseguente aumento della base imponibile e maggiori imposte da versare.
- Per i lavoratori: i rimborsi saranno considerati come reddito imponibile, con conseguente aumento della base imponibile IRPEF e delle relative trattenute in busta paga
Per essere considerati validi ai fini della deducibilità e dell’esclusione dalla base imponibile, i rimborsi spese devono essere effettuati attraverso uno dei seguenti metodi di pagamento tracciabili:
- Bonifico bancario o postale
- Carte di debito (Bancomat)
- Carte di credito aziendali o personali
- Carte prepagate nominative
- Assegni bancari o circolari
- Altri sistemi di pagamento elettronico previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997
Sì, alcune spese sono escluse dall’obbligo di tracciabilità. In particolare:
- L’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea non rientra nell’obbligo di tracciabilità.
- Per i soci di società di persone e i titolari di imprese individuali, le spese sostenute per le trasferte dovrebbero essere escluse dal nuovo obbligo di tracciabilità e restare deducibili nei limiti previsti dal comma 5 dell’articolo 109 del TUIR
Sì, le indennità chilometriche per l’utilizzo dell’auto propria del dipendente rientrano nell’obbligo di tracciabilità e devono essere pagate con strumenti tracciabili. Questo può essere fatto inserendo il rimborso chilometrico all’interno della busta paga e pagandolo con bonifico. Le Tabelle ACI 2025 continueranno a essere il riferimento principale per determinare il costo chilometrico di esercizio dei veicoli.
Esiste un’incertezza interpretativa riguardo l’applicazione delle nuove regole ai collaboratori coordinati e continuativi e agli amministratori di società. Sebbene il nuovo comma 3-bis dell’articolo 95 del TUIR faccia riferimento solo ai “dipendenti”, va considerato che i co.co.co. sono soggetti allo stesso regime fiscale dei lavoratori dipendenti. In attesa di chiarimenti ufficiali, si consiglia di applicare le nuove disposizioni anche a queste categorie per evitare potenziali contestazioni.
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